北京邮电大学教育基金会档案管理制度

（2019年12月5日理事会表决通过）

为了确保北京邮电大学教育基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使基金会各项工作得以顺利开展，《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《社会团体登记管理条例》和《会计档案管理办法》等相关规定，特制定本制度。

第一条基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料，须按年度分别立卷、分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷统一归档。

第二条指定专人做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，每年按照《北京邮电大学档案管理办法》进行整理统一造册，将长期保存的档案资料向北京邮电大学档案室归档。短期保存资料及经常查阅的资料保存在相关部门。

第三条基金会秘书处为文书档案、项目档案具体管理部门，负责相关档案的整理、归档。财务处为会计档案具体管理部门，负责会计档案材料的整理、归档和保管工作。

第四条档案范围：凡是反映本基金会工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等（含电子文件），需集中保管的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

（1） 上级主管部门颁发的本会要执行文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

（2） 领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

（3） 上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

（二）本会的文件材料

（1） 本会召开理事会的会议文件以及各种声像材料；

（2） 本会各项活动形成的计划、总结、报告、会议纪要等；

（3） 本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

（4） 本会的请示与上级部门的批复文件；

（5） 本会年检、考核、评先材料；

（6） 本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、合同、重要文件及需要执行的法规性文件；

（7） 本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；

（8） 本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

（9） 本会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

（10） 本会工作人员聘用、考核、辞退、奖惩等文件材料；

（11） 本会资助项目的情况跟踪、反馈、总结等文件材料；

（12） 其他具有保存价值的文件材料。

第五条基金会每年所开展的各项工作及活动，按照归档的要求，由主要工作和活动的负责人在工作和活动结束后，及时将文件资料集中整理后交基金会秘书处。

第六条基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。按学校档案馆要求将重要文件存档。定期将工作文档备份在移动硬盘上。借阅档案按照学校档案馆的要求办理审批借阅手续，使用完应及时归还。

第七条本办法由基金会秘书处负责解释。

第八条本办法经2019年12月5日自北京邮电大学教育基金会第四届理事会第八次会议审议通过执行，之前制度废止。